Comment se déroule un contrôle URSSAF ? Quelles sont ses différentes étapes ? Il existe belle et bien un formalisme à respecter et vous avez des droits. Nos experts en social vous expliquent tout !
Pour bien comprendre : la mission principale de l’URSSAF est de garantir les droits des cotisants et de lutter contre le travail dissimulé.
Les procédures de contrôle ne sont donc pas anodines…
I) Les modalités de contrôle
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En effet, le contrôle URSSAF peut se dérouler de deux manières :
- Contrôle sur pièces : ce contrôle se déroule dans les locaux de l’URSSAF ou de la CGSS qui va demander les pièces nécessaires généralement à l’expert-comptable.
- Contrôle sur place: il se déroule directement dans les locaux de l’entreprise.
II) La procédure du contrôle URSSAF en 4 étapes :
Effectivement, le contrôle URSSAF est soumis à une certaine procédure. Et, Cab – TL est là pour vous accompagner et vous conseiller tout du long :
1) L’avis de passage :
Le contrôle doit être annoncé par un avis de passage envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception.
Mise à part suspicion de travail dissimulé, ou signalement émis par un organisme social, cet avis de passage est obligatoire.
Cet avis de passage mentionne notamment la date du contrôle, la liste des documents à mettre à disposition, ainsi que la période sur laquelle va porter le contrôle.
a) Entre autre, les droits du cotisant doivent être énoncés et respectés : il a le droit d’assistance et de conseil.
b) Les droits du contrôleur URSSAF, quant à eux, sont bien délimités. Ce dernier a le droit d’interroger les salariés et de se déplacer où il le souhaite dans l’entreprise. Cependant, il n’a pas le droit de rechercher les documents par lui-même ou de les emporter sans autorisation. En effet, il a l’obligation de respecter le droit de propriété de l’entreprise.
2) La conduite à avoir, et les éléments à anticiper :
- Préparer les pièces demandées dès l’avis de passage. Et comme cette étape est fastidieuse : notre service social est là pour vous aider.
- Prévoir un bureau pour le contrôleur.
- S’assurer des conditions matérielles du contrôle (disponibilité des pièces comptables, et d’une imprimante: un dossier déjà constitué et classé fait toujours meilleure figure).
- Le contrôle URSSAF est un moment d’échanges et de collaboration. C’est aussi l’occasion de poser vos questions et de prouver votre bonne foi !
La présence du dirigeant est indispensable afin de fournir les pièces. - Vous êtes dans l’obligation de fournir tous les documents ou de permettre l’accès à tous les supports d’informations qui sont demandés par les agents.
3) La lettre d’observations
La lettre d’observations est un « compte rendu » réalisé par l’inspecteur, suite au contrôle. Cette lettre doit suivre un certain formalisme : la période du contrôle et la date de fin de contrôle, l’objet du contrôle, les documents consultés.
Chaque motif de redressement doit également être détaillé et justifié.
Si certains éléments ont déjà fait l’objet d’observations lors d’un précédent contrôle, la lettre doit préciser les raisons de l’absence de mise en conformité.
La Période Contradictoire
L’ URSSAF, doit également préciser dans sa lettre d’observations un délai de 30 jours pour que l’entreprise ou la personne contrôlée puisse faire ses remarques .
La période contradictoire est donc très importante puisqu’elle vous permet d’être conseillé par la personne de votre choix pour contester ou faire des remarques sur des observations.
Le service social Cab-TL peut vous conseiller dans la rédaction de ces observations.
L’URSSAF doit respecter ce délai de 30 jours avant de notifier un redressement.
Si ce formalisme n’est pas respecté, le redressement n’est pas caduque pour autant, mais vous gagnerez du temps pour vous mettre en conformité.
Nb : cette période contradictoire peut être prolongée, si vos observations sont reçues par l’URSAFF avant l’expiration du délai de 30 jours.
4) Lettre de mise en demeure
Enfin, après expiration de ce délai, l’URSSAF vous envoie la lettre de mise en demeure.
La date de réception de cette lettre marque le début du délai de 2 mois où vous pouvez saisir la Commission de Recours Amiable (CRA).
Le droit à l’erreur :
Dans le cas où le cotisant commet une erreur pour la première fois et s’il remédie à cette erreur de son propre chef ou après mention de l’URSSAF, il peut être dispensé de majoration de retard.
Découvrez nos précédents articles :
Les premiers gestes à connaître dès la réception de l’avis de passage !
Les points sur lesquels être vigilant dans votre gestion d’entreprise ou comment éviter le redressement.
L’équipe Cab-TL,
Sources :
Urssaf.fr
service-public.fr