En quelques chiffres, l’URSSAF c’est :

7 734

actions de lutte contre le travail dissimulé (1)

87 %

de ces actions aboutissent à un redressement (1)

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Voilà pourquoi certains éléments retiennent une attention toute particulière de l’URSSAF.
De ce fait, ils doivent donc aussi retenir la vôtre.

Nous allons donc voir sans plus tarder, quels sont les éléments de vigilance des contrôleurs URSSAF :

Réduction générale des cotisations patronales sur les bas salaires (ex-réduction Fillon) :

L’URSSAF va alors vérifier que cette réduction est correctement calculée.
L’URSSAF va également vérifier l’assiette CSG – CRDS, et la bonne application du salaire minimum conventionnel, mais aussi, les indemnités conventionnelles propres à chaque convention collective.

Les notes de frais et leurs justificatifs font également partie des éléments de vigilance de l’URSSAF. Par conséquent, faîtes attention à la gestion de vos notes de frais :

Les frais professionnels, en d’autres termes les dépenses réalisées au titre de l’exercice professionnel, ont l’avantage de ne pas être soumis ni à charges sociales ni à impôt sur le revenu. C’est pour cela qu’ils constituent un point de vigilance pour l’URSSAF.

Toutes les dépenses personnelles engagées par le salarié doivent avoir un justificatif, et respecter certaines conditions pour pouvoir prétendre à un remboursement de la part de l’entreprise :

• Les dépenses doivent être engagées dans l’intérêt de l’entreprise
• Les dépenses doivent être cohérentes avec la nature et les circonstances
• Elles doivent être dûment justifiées à l’aide d’une note de frais et d’un justificatif valable
• Les remboursements de frais concernant les repas doivent être liés à l’exercice professionnel, et si c’est le cas: il faut préciser l’identité des invités.

Évidemment, pour que les notes de frais et leurs justificatifs soient tenus correctement, il faut fournir les moyens techniques nécessaires à vos collaborateurs (Smartphone, tablette, logiciel…) et, de surcroît, il est nécessaire de leur expliquer la nécessité de numériser leurs justificatifs.

A n’en pas douter, décortiquer les notes de frais, rassembler les justificatifs: c’est chronophage pour tout le monde.
Alors, EXIT les facturettes agrafées à des tableaux récapitulatifs, et les délais de remboursement trop longs.
Facilitez – vous la vie avec des applications simples et rapides pour enregistrer vos justificatifs ou calculer vos indemnités kilométriques. Grâce à un simple scan, vos justificatifs se transforment en note de frais.
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La complémentaire santé :

Elle est obligatoire pour tous les salariés. De ce fait, l’employeur doit leur en faire bénéficier.
Cependant, il est possible qu’il y ait des dispenses. En cas de dispense de complémentaire santé, l’entreprise doit conserver la trace de la demande de dispense et le justificatif de chaque salarié. Les dispenses doivent être précisées dans la DUE (Déclaration Unique d’Embauche). Pour rappel, cette déclaration est obligatoire à chaque embauche d’un salarié.

En ce qui concerne la complémentaire santé, l’entreprise a l’obligation d’assurer un « panier minimal » pour tout son personnel, et de le financer à hauteur de 50 %. Ce « panier minimal » peut être élargi selon les accords de branches.
Ainsi, en cas de non application de ces régimes, l’entreprise est considérée comme redevable de CSG / CRDS.

Contrats d’apprentissage / conventions de stage :

Pour être totalement exonérée de cotisations sociales, la gratification du stagiaire ne doit pas dépasser un certain taux horaire : soit 15% du PJSS (Plafond Journalier de la Sécurité Sociale).

Les avantages en nature :

Les avantages en nature sont un moyen de paiement du salaire. Par conséquent, ils doivent être déclarés.
Il est donc légitime de se demander ce qui correspond à un paiement en nature. Alors, voici quelques exemples :

• La mise à disposition d’un logement, ou d’un véhicule,
• Le paiement de repas directement au restaurateur, leur fourniture gratuitement ou à prix modique
• La mise à disposition de Nouveaux Outils d’Information et de Communication (NTIC) à titre permanent
• Les cadeaux. Dans certains cas, ils peuvent être exonérés de cotisations sociales : dans la limite de 5% du plafond mensuel de la sécurité sociale soit 171€ en 2020. Au- delà, il faut les déclarer sur la fiche de paie.

Notre service social est là pour vous aider à analyser chaque situation.

Les documents à présenter :

L’avis de contrôle énonce une liste de documents à présenter selon votre cas. En voici quelques – uns :
Les bulletins de salaire, les DSN, le livre de paie, la convention collective et accords de salaires, le double de la déclaration annuelle des données sociales, le fichier des écritures comptables (FEC), les justificatifs de réduction / exonération de cotisations sociales, les contrats de retraite et de prévoyance, ou encore, le registre unique du personnel (et à jour, s’il vous plait).

Notre service social et paie est, ainsi, votre meilleur allié pour :

• constituer un dossier permanent social
• vous aider à rassembler les pièces justificatives
• vous assister par sa présence lors du contrôle

Le rescrit social, qu’est-ce que c’est ?

En cas de doute sur des éléments portant sur des cotisations sociales, il est possible de questionner l’URSSAF sur une question juridique donnée. On parle de rescrit social.

Ce type de démarche a deux intérêts :

• Le premier, obtenir une véritable analyse juridique
• Le second, servir de garantie juridique en cas de contrôle URSSAF

Votre gestionnaire social et paie Cab – TL peut vous aider pour cette procédure !

Dans un prochain article:
La procédure du contrôle URSSAF, un formalisme à respecter !
Découvrez aussi les premiers gestes à connaître dès la réception de l’avis de passage !

L’équipe Cab-TL,

Sources :
(1)Chiffres 2017, Acoss.fr
Urssaf.fr